Организаторы конференции сталкиваются с проблемой отсутствия подходящего помещения для мероприятия. Ведь оно должно вместить в себя всех приглашенных гостей.
Выбор помещения для конференции — это не самая простая задача. Ведь организатору необходимо учитывать большое количество различных особенностей: количество приглашенных гостей, вид встречи и так далее. Помочь в такой ситуации может аренда конференц-зала. Специалисты помогут подобрать наиболее оптимальный вариант помещения, к которому будет комфортно добираться всем участникам мероприятия.
Главные преимущества взаимодействия с ивент-агентствами
Для того чтобы обычному человеку организовать конференцию, ему необходимо обладать рядом знаний, а также иметь соответствующие знакомства. Такую сложную задачу рекомендовано доверять ивент-агентству, которое специализируется на организации мероприятий.
Среди потребителей спрос на ивент-услуги стремительно возрастает. Высокий уровень популярности подобных агентств обусловлен большим количеством преимуществ, среди которых можно выделить следующие:
- Экономия потенциальных инвестиций в мероприятие. Клиенты, которые выбирают полный комплекс услуг у организатора, могут значительно уменьшить свои расходы. Обычно представители агентства в таких случаях предлагают наиболее выгодные условия организации конференции. Предоставляется каталог мест, в которых можно провести конференцию. В зависимости от бюджета площадка может как в центре Киева, так и возле определенное станции метро.
- Активная работа маркетингового отдела. Ивент-компании также оказывают помощь в привлечении посетителей на мероприятие. Специалисты маркетологи рекламируют событие для привлечения заинтересованной аудитории.
- Экономия времени. Заказчик должен обсудить все требования с исполнителем. Перед началом организационных работ, необходимо ознакомиться и подтвердить план действий. Ответственность за нарушение либо же ошибки в организационных моментах несет исполнитель. Поэтому потребителю не нужно обременять себя дополнительными программами.
Клиент ивент-компании должен морально подготовиться к тому, что сотрудник агентства может предложить внести определенные изменения в концепцию конференции. Профессиональные организаторы могут предложить альтернативные варианты для события, которые помогут уменьшить расходы, но при этом получить максимальное количество удовлетворенных гостей.
Заказчику стоит положиться на опыт исполнителя, а также принять предложения от квалифицированного специалиста.
Этапы подготовки конференций
Ивент-агентства предоставляют возможность своим клиентам воспользоваться целым комплексом услуг, которые помогут полностью организовать конференцию. В первую очередь необходимо пройти все подготовительные этапы перед мероприятием. В этот момент исполнитель предоставляет заказчику план работы, с которым он должен ознакомиться и утвердить. Данный документ должен вмещать в себя несколько обязательных пунктов, среди которых стоит выделить следующие:
- Тематические сведения. Исполнитель должен подобрать целевую аудиторию для предстоящей конференций.
- Сценарий. Ивент-агентство должно полностью расписать будущую программу конференции, а также предоставить список спикеров.
- Организационные моменты. В первую очередь исполнитель должен предоставить оптимальные варианты конференц-залов в Киеве. А также нужно позаботиться про оборудование для того, чтобы обеспечить техническую сторону события.
- Заключительный пункт. После того как конференция будет окончена, исполнитель должен позаботиться о том, чтобы максимальное количество человек узнало о мероприятии. Компания должна организовать взаимодействие с тематическими средствами массовой информации.
План работ необходимо предоставить в письменном виде. Таким образом клиент сможет ознакомиться с ним. Если потребуется, то исполнитель должен учесть правки заказчика. После того как все детали утверждены, план необходимо документально заверить. Подготовка к конференции довольно-таки длительный процесс. Он может занимать как четыре месяца, так и целый год.
Особенности аренды залов для конференции
На сегодняшний день нет специально отведенных мест, в которых располагаются конференц-залы Киев. Сотрудники ивент-компании при выборе места должны учитывать множество нюансов, среди которых можно выделить главные особенности:
- Мультимедийная техника. Для того чтобы нормально проводить конференцию, зал должен обладать хорошей акустикой. Не стоит забывать, что важную роль также играет техника. Организаторы должны позаботиться о том, чтобы в конференц-зале была мультимедийное оборудование.
- Мебель. На месте, где будет проводиться конференция, должно быть достаточное количество посадочных мест, которых должно хватить для всех присутствующих гостей. Перед расстановкой мебели, исполнитель проверяет помещение с помощью различных схем расстановки мебели.
- Местоположение. Перед выбором конференц-зала, необходимо учитывать его расположение. Не рекомендовано обращать внимание на те места, которые находятся где-то за территорией города. Гости и участники мероприятия должны беспроблемно добраться до места проведения конференции.
При выборе территории для конференции, также важно учитывать возможность организации кейтеринга.
Особенности кейтеринга
В современном мире большая часть различных мероприятий не может обойтись без услуг кейтеринг-компаний. Выездной банкет предоставляет возможность всем гостям пообщаться в неформальной обстановке, а также расслабиться. К сожалению, не всегда рядом с конференц-залами есть заведения общественного питания, которые могут предоставить свои услуги. В такой ситуации лучшим выходом из положения считается кейтеринг. Эта услуга является одним из способов предоставления ресторанных услуг для выездных мероприятий.
Во время планирования организации конференции, заказчик с исполнителем должны также обсудить вопрос, который касается питания гостей. В случае кейтеринга для конференций, на столе обычно располагаются легкие блюда в стиле шведского стола. В некоторых случаях можно организовать перекус для отдельных столиков. Подготовить блюда можно двумя методами: пригласить повара либо же найти поставщика.
